Den Arbeitnehmer/innen, denen Kosten bei der täglichen Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstehen, bietet sich im Rahmen der gesetzlichen Pendlerpauschale die Möglichkeit unter bestimmten Voraussetzungen die pauschale Abgeltung an. Dieser Freibetrag muss mittels Formblatt “L34“ des Finanzamts beantragt werden. Das kann beim Arbeitgeber oder auch beim Finanzamt geschehen. Damit sind alle Kosten im gesetzlichen Rahmen abgegolten. In Österreich werden weit über 800.000 Bezieher von Pendlerpauschale gezählt, die ein jährliches Volumen an Pauschale in Höhe von weit über 600 Millionen Euro geltend machen.
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Es gibt auch Diskussionen (Reform oder Abschaffung der Pendlerpauschale) über den verkehrspolitischen Effekt sowie den sozialpolitischen Auswirkungen.
Zu den Voraussetzungen der Inanspruchnahme der Pendlerpauschale gehört, dass die Arbeitnehmer/innen weiter weg von der Arbeitsstelle wohnen müssen und die Benutzung von Massenverkehrsmittel weder möglich noch zuzumuten ist. Die Erfüllung dieser Voraussetzungen vorausgesetzt können Arbeitnehmer/innen, entweder die kleine oder das große Pendlerpauschale erhalten, die sich darin unterscheiden, dass zum Beispiel die Entfernung vom Wohnort zum Arbeitsplatz und die Fahrtdauer zur Feststellung und Gewährung entsprechend herangezogen wird.
Da die Pauschale monatlich beim Arbeitgeber mit dem Formular L34 zu beantragen ist, gilt zusätzlich, dass die Voraussetzungen zur Gewährung der Pendlerpauschale über den größten Teil des Lohnzahlungszeitraumes vorliegen müssen und das heißt auch, das Benutzen der Massenverkehrsmittel ist für mehr als die Hälfte des Monats nicht zuzumuten gewesen.
Bei Beantragung beim Arbeitgeber wird die Pauschale gleich mit der Lohnabrechnung dahingehend verrechnet, dass weniger Lohnsteuer gezahlt werden muss. Es gibt auch die Möglichkeit bei der jährlichen Steuererklärung (Lohnsteuerjahresausgleich) im Rahmen der Werbungskosten diese Pendlerpauschale geltend zu machen.
Die kleine Pendler-Pauschale können Arbeitnehmer/innen beantragen, wenn die Benutzung von Massenverkehrsmitteln nicht zuzumuten ist und die Länge der Fahrstrecke zwischen Wohnstätte und Arbeitsstätte mindestens 20 Kilometer ausmacht. Die Pauschale beträgt hierbei seit dem 01.07.2008 für 20 km bis 40 km: 630,-€/Jahr ; für 40 km bis 60 km: 1.242,-€/Jahr; über 60 km: 1.857,-€/Jahr.
Wenn der Arbeitsplatz mindestens 2 Kilometer von Ihrer Wohnung entfernt ist, der Weg zur Arbeit sehr lange dauert, oder es unmöglich ist, wenigstens die Hälfte des Weges zur Arbeit mit einem öffentlichen Verkehrsmittel zurückzulegen, dann gibt es bereits die große Pendlerpauschale. Es verkehrt entweder beim Hin- oder Rückweg kein Massenverkehrsmittel.
Bei einer einfachen Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt die Pauschale seit 01.07.2008 von 0 km bis 20 km: 342,-€/Jahr; bei 20 km bis 40 km: 1.356,-€/Jahr; bei mehr als 60 km: 3.372,-€/Jahr. Anspruch auf die große Pendlerpauschale haben auch dauernd stark Gehbehinderte, die nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln reisen können bzw. denen das nicht zuzumuten ist. Die Wegzeiten müssen gesondert berechnet werden, da diese die Unzumutbarkeit der Benutzung von Verkehrsmitteln, soweit diese vorhanden sind, beweisen müssen.
Die Fahrtdauer berechnet sich aus der Gesamtwegezeit, die bis zum Erreichen des Arbeitsplatzes notwendig ist. Das heißt, auch Wartezeiten an und in öffentlichen Verkehrsmitteln sowie Wartezeiten am Arbeitsplatz gehören dazu. Dabei ist das schnellste Verkehrsmittel zu benutzen und dessen Zeit auch zur Berechnung heranzuziehen. Sollte die Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit bestehen, ist diese vorrangig auszunutzen. Als Wohnung zählt der nächstgelegene Wohnsitz, egal ob Haupt- oder Nebenwohnsitz.
Arbeitnehmer/innen, welche mit Firmenbus befördert werden haben keinen Anspruch auf die Pendlerpauschale, Benutzer von Dienstwagen hingegen schon.
Für das Jahr 2010 bleibt die Pendlerpauschale in ihrer jetzigen Form bestehen. Die bestehende Pendlerpauschale von 2008 war ursprünglich bis 2010 befristet worden. Es werden auch weiter steuerliche Erleichterungen bei der Pendlerpauschale gefordert, so sei eine Verlängerung des bestehenden Pauschale nicht ausreichend, da es viele Arbeitnehmer/innen gibt, die so wenig verdienen, dass sie keine Steuern zahlen und somit auch die Pauschale nicht für sie fair geltend machen können. Hier sei ein pauschaler Absetzbetrag der richtige Weg, das heißt, es wird in jedem Fall einer vollen Erstattung der Wegekosten kommen.
Auch Pendler/innen bedürfen weiterer steuerlicher Entlastungen, da das öffentliche Netz mit einer Vielzahl von Unzulänglichkeiten zu kämpfen hat, sei es durch fehlende Anschlussverbindungen oder auch durch notwendige Baustellen, die zu langen Arbeitswegen und lästigen Wartezeiten führen. Das betrifft sehr viele Frauen, die in der Früh pendeln müssen. Da sie auch noch zu den weniger Verdienenden gehören, besteht dringender Handlungsbedarf.
Das österreichische Steuerrecht hat das Wort “Pendlerpauschale“ geprägt. Es wird als Neutrum „das Pendlerpauschale“ verwendet, was der Duden jedoch als überholt ansieht. So wird hauptsächlich die weibliche Form „die Pendlerpauschale“ gebraucht. In Österreich sind das Verwenden von Neutrum oder weiblicher Form gleichberechtigt möglich.
In Deutschland ist der Ausdruck der Pendlerpauschale weitgehend geläufig, doch wird oft der Begriff „Kilometerpauschale“ bzw. der offiziell geltende Begriff der „Entfernungspauschale“ verwendet. In seinem finanztechnischen Gebrauch ist die österreichische Pendlerpauschale der deutschen Entfernungspauschale gleichzusetzen. In der Schweiz besteht ebenfalls die Möglichkeit einer Geltendmachung der Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz im Rahmen eines pauschalisierten Abzugsverfahrens..