Bei dem Fahrtenbuch handelt es sich um eine briefliche Dokumentation darüber, welche Fahrstrecken mit einem gewissen Fahrzeug zurückgelegt werden und welche Gelegenheiten die einzelnen Fahrten haben.
In der Luft- und Schifffahrt wird in diesem Zusammenhang von einem Logbuch gesprochen, im Bereich der Seefahrt von dem Seefahrtbuch.
Steuern absetzen – wann ist ein Fahrtenbuch sinnvoll?
Generell handelt es sich beim Führen des Fahrtenbuchs im Land Österreich um eine freiwillige Aufgabe. Ob ein Fahrtenbuch geschrieben wird oder wie lange es aufbewahrt wird, ist daher stets die spezifische Entscheidung des Besitzers des Fahrzeugs.
- Eine Ausnahme von jener Regelung kann sich zum Beispiel ergeben, wenn im Dienstvertrag das Schreiben des Buches vorgeschrieben ist oder wenn es hierzu eine rechtliche Anordnung gibt.
- Dazu ist zu beachten, dass es in Österreich eine rechtlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht der Bücher von insgesamt sieben Jahren per Gesetz vorgeschrieben ist.
Wann ist in Österreich ein Fahrtenbuch nötig?
In Österreich sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, wenn der Mitarbeiter mit dem Dienstwagen unterwegs ist. Generell geht der Gesetzgeber im Land davon aus, dass das Fahrzeug der Firma vom Mitarbeiter in vollem Umfang verwendet wird –privat wie dienstlich.
Nachweis von dienstlichen Fahrten
Lediglich mit einem Fahrtenbuch kann der Mitarbeiter nachweisen, wie viele Kilometer dieser aus dienstlichem Anlass zurückgelegt wurden und welches davon Privatfahrten gewesen sind.
Sehr empfehlenswert ist das Fahrtenbuch zudem, wenn ein Dienstwagen zugleich von mehreren Fahrern verwendet wird.
Eine tatsächliche Pflicht zur Aufzeichnung gibt es trotzdem grundsätzlich nur dann, wenn diese vom Arbeitgeber vorgeschrieben worden ist. Im Netz gibt es viele Hinweise für die Fahrtenbuchregelung in Österreich und welche Möglichkeiten für die Mitarbeiter bestehen.
Elektronisches Fahrtenbuch in Österreich – Anforderungen
Generell gelten für ein elektronisches Fahrtenbuch in Österreich nahezu genau die gleichen Anforderungen an das Fahrtenbuch wie auch in Deutschland. Nur die zurückgelegte Distanz und Umwege, wenn diese verkehrsbedingt sind, gehören nicht zu jenen Pflichtangaben.
- Für die Bestätigung beim Finanzamt wird eine nachvollziehbare, fehlerfreie und lückenlose Aufzeichnung sämtlicher unternommenen Fahrten gebraucht. Der Zeitraum dafür beträgt ein Jahr.
- Für die vollständige Dokumentation werden in aller Regel für die Dienstfahrt verschiedene Angaben benötigt. Dies sind die Uhrzeit, das Datum, Fahrer, Grund sowie Art der Reise und Beginn und Ende.
Das elektronische Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch ist ein computergestützter und fortschrittlicher Ersatz für normale papiergestützte Logbücher. Dies ermöglicht die Erfassung von nicht automatisierten Fahrdaten im Kontrollraum sowie in der kompletten Anlage, sodass jene Informationen für alle Computeranwender im Unternehmen verfügbar sind.
Software Integration mit Fahrtenbuch möglich
Das sogenannte eLogbook ist gänzlich in die digitale Plattform des Unternehmens integriert und bietet viele innovative und exklusive Funktionen. Diese eLogbooks sind entwickelt worden, um die Logbücher aus Papier zu ersetzen, um die Zuverlässigkeit der eingetragenen Daten zu optimieren und das Risiko von Fehlern durch Mitarbeiter zu vermindern, die zu Abweichungen führen. Zudem stehen die Eingaben zur Verfügung, um die Mitarbeiter bei Bedarf stets zu unterstützen und zu überwachen.
Digitales Fahrtenbuch elektronisch mit Ortungsgeräten
Das elektronische digitale Fahrtenbuch ersetzt mit den passenden Ortungsgeräten das zeitaufwändige Schreiben eines händischen Fahrtenbuchs. Viele Anwender stellen sich die Frage, was das elektronische Fahrtenbuch kostet. Die Anbieter beantworten solche Fragen zu den Kosten und technischen Möglichkeiten.
Vorteile – Zeitersparnis und genaue Aufzeichnungen
Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs sind vor allem die Zeitersparnis, weil die Mitarbeiter im Fahrzeug vom manuellen Mitschreiben der einzelnen Fahrten befreit werden und da die Mitzeichnungen elektronisch archiviert werden.
Daher fällt der manuelle Verwaltungsaufwand für die Fahrtenbücher weg. Bei Problemen um die Anerkennung der Fahrtenbücher in Österreich ist das elektronische Fahrtenbuch durch die GPS-Ortung, genauer Adressen und Uhrzeiten sehr viel exakter als das händisch geführte Fahrtenbuch.
Die Fahrer profitieren ebenfalls vom elektronischen Fahrtenbuch, da die gefahrenen privaten Kilometer mit unterdrückter GPS-Ortung aufgenommen werden und die automatische Berechnung von Sachbezügen vereinfacht und beschleunigt wird. Für die meisten Unternehmen ist das elektronische Fahrtenbuch eine sehr gute Ergänzung als digitaler Leistungsnachweis für die Mitarbeiter im Bereich des Außendienstes sowie bei Nachfragen von Kunden über die Zeiten des Einsatzes vor Ort.
Hinweis: Welches Fahrtenbuch ist finanzamtstauglich?
Elektronische bzw. digitale Fahrtenbücher sind in Österreich finanzamtstauglich und sind in der gängigen Praxis anerkannt.
Elektronische Fahrtenbücher sind generell anzuerkennen, wenn die Anforderungen zeitnah, manipulationssicher und lückenlos erfüllt sind. Es gibt generell keine Zertifizierung für die anzuerkennenden elektronischen Fahrtenbücher.
Geschlossene Aufzeichnungen sind Voraussetzung
Dabei müssen die Aufzeichnungen alle Daten zur Fahrt fortlaufend und zeitnah vorgenommen sein.
Zur Verhinderung von möglichen Manipulationen ist eine geschlossene Art und Weise der Aufzeichnung nötig, sodass Änderungen, Ergänzungen und Streichungen erkennbar sind.
- Dabei sind bei beruflichen Reisen die Angaben des Datums, des aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner, das Reiseziel sowie der Gegenstand der dienstlichen Arbeit von Bedeutung.
- Über die Anerkennung entscheidet das Organ der Prüfung, denn es muss garantiert sein, dass das GPS-Ortungsgerät fachgerecht installiert ist und alle Aufzeichnungen richtig sind.
Viele Anwender fragen sich, ob die elektronischen Fahrtenbücher finanzamtskonform sind.
Die Antwort auf jene Frage hängt von vielen Faktoren ab. Generell gibt es verschiedene gesetzmäßige Rahmenbedingungen in Österreich. Dass digitale oder elektronische Fahrtenbücher finanzamtstauglich sind, ist ein Versprechen wie die sichere Geldanlage oder ein wirksames Arzneimittel. Der Anwender ist klug beraten, das System genau zu prüfen. Es gibt von den Finanzbehörden keinerlei Akkreditierung oder Vorab-Auskunft, ob ein Fahrtenbuch bei der künftigen Prüfung auch wirklich anerkannt wird oder ob es dabei etwas zu bemängeln gibt.
Das elektronische Logbuch ist in aller Regel die Verbindung mehrerer Geräte. Die Grundvoraussetzungen sind besonders vielseitig. Bei einem GPS-Tracker handelt es sich um ein drahtloses Kommunikationsgerät. Dies ist generell ein einziges Gerät und war in der LKW-Branche einst die Black Box für die GPS-Ortung. Damit werden Geschwindigkeit, GPS-Position, Kurs, GPS-fundierter Kilometerstand und verschiedene andere Elemente verfolgt. Ein derartiges Gerät wird grundsätzlich unter dem Dashboard montiert und ist das Relay zu den anderen Servern eines Anbieters. Die Garantie beträgt hierbei nahezu immer 1 Jahr, ist allerdings manchmal länger, wenn ein Vertrag abgeschlossen wurde.
Ein Logbuch- oder Navigationstracker ist das Gerät, welches auf dem Armaturenbrett des LKWs montiert wird. Hier muss ich Fahrer bei diesem Gerät anmelden und den HOS-Status melden. Dabei wird die Kommunikation der Daten von diesem Gerät durch den GPS-Tracker vereinfacht, mit welchem es arbeitet.
Wenn das Gerät installiert ist, werden die Daten aus dem Logbuch zugleich auf die Server geladen und in der Anwendung des GPS-Anbieters angezeigt. In aller Regel ist jeder Mechaniker, welcher in der Lage ist, ein Autoradio im Fahrzeug zu installieren, für die Installation des elektronischen Fahrtenbuchsystems ebenfalls qualifiziert. Dabei beträgt die Installationszeit insgesamt weniger als 45 Minuten.
Denn beim Kauf der einzelnen Fahrzeuge gibt es meist genug Erfahrung, aber das Finden und das Aussuchen des geeigneten technischen Systems zur Erstellung der Fahrtenbücher ist in Österreich eine Entscheidung für mehrere Jahre und sollte daher sehr gut überlegt werden. So sollten sich die Anwender sich zu den einzelnen möglichen Varianten beraten lassen, welches Zubehör diese optimal verwenden können.
Miteinbeziehung aller Mitarbeiter – Stakeholder
Die Unternehmen sollten zugleich alle mitarbeitenden Stakeholder in der Organisation frühzeitig einbeziehen, dies betrifft vor allem die Fahrer, das Fuhrparkmanagement sowie auch die jeweiligen Fachabteilungen wie Service, Logistik, Vertrieb, Disposition, aber auch den Personalbereich für die Abrechnung oder die zuständige IT-Schnittstelle.
Wichtig sind dabei Fragen, wer welche besonderen Anforderungen hat und wo das Unternehmen Kosten vermindern und zugleich Zeit sparen kann. Fragen, wie, ob es einen Betriebsrat gibt oder wie können die einzelnen Mitarbeiter und Fahrer positiv auf das neue System eingestimmt werden, sind ebenfalls von Bedeutung für ein elektronisches Fahrtenbuch.
Bei diesen neuen Innovationen gibt es im Bereich der Psychologie einen bestimmten Anteil von Persönlichkeiten, welche allen Neuerungen am Anfang eher skeptisch gegenüberstehen. Wenn nun solche Skeptiker positiv von einem Test und von den Vergünstigungen überzeugt werden können, dann funktioniert die Einführung ohne internen Gegenwind und ohne Widerstände.