Zunehmend wird das Reisen für Arbeitnehmer in fast allen Branchen immer wichtiger. Eine Dienstreise ist wichtig für das Unternehmen. Für die Arbeitnehmer ist sie sehr anstrengend und kostenintensiv.
Aufgrund dessen können Tagegeld und Diäten für Dienstreisen von der Steuer abgesetzt werden.
Dadurch muss nicht der Arbeitnehmer die meisten Kosten von einer Dienstreise tragen.
Im folgenden werden gesetzliche Regelungen zur Berechnung von Tagegeldern und Diäten erläutert und mithilfe von Beispielen erklärt. Zunächst stehen die Reisen im Inland von Österreich im Vordergrund. Schließlich wird auch eine Übersicht über die Pauschalbeträge im Ausland gegeben.
Welche Reisekosten können abgesetzt werden?
Grundsätzlich können nur dienstliche Reisen abgesetzt werden. Dabei sind die Kosten der Reise aufgrund eines geschäftlichen Dienstes entstanden.
Es können auch Reisekosten abgesetzt werden, wenn eine Dienstreise mit einer privaten Reise kombiniert wird. Dabei müssen die Zwecke für die entstandenen Kosten genau getrennt werden und lediglich die Dienstlichen können abgesetzt werden. Dabei müssen Nachweise über die geschäftlichen Termine und Ähnliches aufbewahrt werden.
Wie hoch können die entstandenen Kosten ausfallen?
Die Höhe der Kosten für die Reise kann jeder nach seinem Lebensstil abhängig entstehen lassen. Dabei sollten alle Belege sorgfältig aufbewahrt und der Abrechnung beigefügt werden. Jedoch kann eine begrenzte Höhe als Pauschbetrag abgesetzt werden.
Die Kosten für:
- Taggeld
- Fahrtkosten und
- Nächtigungsaufwand
können geltend gemacht werden.
Das Taggeld in Österreich – Höhe 2019
Wenn der Arbeitnehmer ein Tagegeld für die Dienstreise erhält, sind davon 26,40€ am Tag steuerfrei. Das Reiseziel darf kein Mittelpunkt der Tätigkeit darstellen. Höhere Pauschalen gelten für Reisen außerhalb von Österreich. Komplizierter gestaltet sich dies bei angefangenen Tagen für die Reise.
Dazu gelten drei Stunden nicht als Reisetag und können nicht als steuerfrei berechnet werden. Ab vier Stunden Dienstreise an einem Tag kann ein Zwölftel (2,20€) pro angefangene Stunde geltend gemacht werden.
Fällt das ausgezahlte Tagegeld geringer aus, können die Überhänge als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Was ist alles in den Betrag enthalten?
In den 26,40€ ist eine Pauschale von 13,20€ pro Mahlzeit enthalten. Somit stellt dieser Betrag die Unkosten für die Verpflegung von zwei Mahlzeiten (Mittag- und Abendessen) dar.
Das kann bedeuten, dass dieser Betrag für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten verkürzt wird. Ein kleines Berechnungsbeispiel:
Dienstreise über 3 Tage und 5 Stunden mit täglichen Mittagessen (vom Hotel des Arbeitgebers)
- Taggeld: 3 x 26,40€ + 2 x 2,20€=83,60€
- abzüglich Mittag: 83,60€ – 4 x 13,20€=30,80€
Selbstverständlich kann dies auch in die andere Richtung geltend gemacht werden. Wenn zum Beispiel für Mittag- und Abendessen höhere Kosten entstehen, wird sich dieser Tagegeldbetrag erhöhen und kann steuerfrei erhalten werden.
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Die Fahrtkosten – Amtliches Kilometergeld 2019 in Österreich
Alle Transportmittel für Dienstwege können steuerlich geltend gemacht werden. Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln gelten die Fahrkarten und Quittungen als Nachweis. Als Nachweis für Fahrzeuge ist ein Fahrtenbuch zu führen. Dieses enthält das Datum der Reise, Start und Ziel, gefahrene Kilometer, Zweck der Reise und einer Unterschrift. Dazu kann eine Tabelle in einem Kalkulationsprogramm geführt werden.
Es können Pauschalen zur Abschreibung, Steuern, Versicherung, Werkstattkosten, Reinigungskosten und so weiter abgesetzt werden.
Entscheidend ist, ob das Fahrzeug auch privat genutzt wird. Bei einer überwiegenden privaten Nutzung des Fahrzeuges empfiehlt es sich, Pauschalen für die Kilometer geltend zu machen.
Diese fallen in Abhängigkeit von dem Fahrzeug und der Strecke unterschiedlich an:
- PKW: 0,42€ pro km
- Kleinkraftrad: 0,24€ pro km
- Fußgänger/Radfahrer: 0,24€ pro km und ab den 6.km: 0,47€ pro km
Betriebsfahrzeuge können vom Betrieb abgeschrieben werden. Dazu können maximal acht Jahre jeweils 5.000€ angesetzt werden. Eine Ausnahme bilden Nutzfahrzeuge wie Transporter und LKW. Diese können in einem höheren Satz abgeschrieben werden.
Der Nächtigungsaufwand
Für die Absetzung eines Nächtigungsaufwandes müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Zum einen muss die Betriebsstätte mindestens 25 km von dem Ziel der Dienstreise entfernt sein und zum anderen darf das Ziel nicht als Mittelpunkt der Tätigkeit an einem Einsatzort gelten.
Der Nächtigungsaufwand innerhalb von Österreich liegt bei 15€ am Tag.
Jedoch können auch höhere Aufwendung für die Übernachtung geltend gemacht werden, wenn diese durch Rechnungen nachweisbar sind. Außerdem fällt die Pauschale im Ausland höher aus.
Wann ist ein Reiseziel ein Mittelpunkt der Tätigkeit
Ein Mittelpunkt der Tätigkeit kann unter bestimmten Voraussetzungen vorliegen. Zunächst können Mittelpunkte im nahe gelegenen Gebiet sein:
- ein Einsatzort
- ein Einsatzgebiet oder
- eine Fahrtätigkeit
Dieser Mittelpunkt entsteht, wenn er regelmäßig und in bestimmten Abständen besucht werden muss.
Der Einsatzort wird zum Mittelpunkt
Unter einem Einsatzort wird eine politische Gemeinde verstanden. Dies ist zum Beispiel eine bestimmte Stadt, ein Dorf oder Ähnliches. Diese wird zum Mittelpunkt, wenn eine Anreise erfolgt und die erste Phase des Aufenthaltes länger als fünf Tage dauert. Erst wenn sechs Monate keine Dienstreise mehr in diesen Ort fällt, ist es kein Mittelpunkt.
Auch wenn eine politische Gemeinde regelmäßig (zum Beispiel einmal in der Woche) besucht wird, ist diese nach fünf besuchten Tagen ein Mittelpunkt.
Erst nach einer sechsmonatigen Pause kann dieser Ort kein Mittelpunkt werden. 15 Tage kann ein Ort besucht werden, ohne dass er als Mittelpunkt bezeichnet wird. Wenn dieser nicht regelmäßig und nicht länger als fünf Tage hintereinander zu dienstlichen Zwecken aufgesucht wird.
Das Einsatzgebiet wird zum Mittelpunkt
Unter einem Einsatzgebiet werden mehrere politisch angrenzende Gebiete verstanden. Ein Einsatzgebiet liegt vor, wenn diese von den Arbeitgeber zugewiesen wird.
Bei Reisen in Einsatzgebiete gelten die Tagegelder der ersten fünf Tage als steuerfrei. Erst nach sechs Monaten keinen Einsatz im Gebiet, können die Reisen wieder geltend gemacht werden.
Die Fahrtätigkeit wird zum Einsatzort
Ebenfalls können nur die ersten fünf Tage im Einsatz einer Fahrtätigkeit geltend gemacht werden. Diese Fahrtätigkeit können sein:
- regelmäßige Fahrten zu einem bestimmten Bezirk (zum Beispiel Lager)
- regelmäßige Routen befahren werden (zum Beispiel Zustellung von Waren in ein Gebiet)
- regelmäßige Linien- bzw. Schienenfahrten (zum Beispiel durch Personenbeförderung)
Der Mittelpunkt der Tätigkeit bei Dienstreisen mit Übernachtungen
Wenn die Dienstreisen mit Nächtigungen verbunden sind, können mehr Tage steuerfrei geltend gemacht werden. Dieser Ort wird erst nach sechs Monaten beziehungsweise 183 Tagen zum Mittelpunkt und kann nicht berücksichtigt werden.
Eine Ausnahme zum Mittelpunkt
Weiterhin können die Tagegelder von Dienstreisen von der Steuer abgesetzt werden, wenn vertraglich eine Regelung zur Dienstreise aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift existiert.
Dann gibt es keine zeitlichen Einschränkungen für die Diäten der Reisekosten. Die Bestimmungen über die Höhe gelten weiterhin.
Welche Kosten können weiterhin geltend gemacht werden?
Es können alle Nebenspesen weiterhin angegeben werden. Diese können sein: Mautgebühren, Parkgebühren, Trinkgelder, Sachversicherungen, Parkgebühren und noch weitere anfallende Kosten während der Dienstreise. Es sollten alle Belege aufgehoben und eingereicht werden. Somit können sich die Dienstreisen bezahlt machen.
Pauschalen im Ausland
Bei Dienstreisen ins Ausland zählen andere Pauschalen. Diese richten sich nach den wirtschaftlichen Verhältnissen in dem jeweiligen Land. Diese schwanken innerhalb der Kontinente zwischen folgenden Beträgen:
- Europa: 16,80 € und 27,00 € im Tagegeld/ 10,00 € und 26,20 € in der Nächtigungsgebühr
- Afrika: 17,70 € und 31,00 im Tagegeld/ 13,30€ und 29,00 € in der Nächtigungsgebühr
- Amerika: 16,80 € und 41,20 im Tagegeld/ 13,70€ und 32,30 € in der Nächtigungsgebühr
- Asien: 17,40 € und 41,40 im Tagegeld/ 15,90€ und 27,00 € in der Nächtigungsgebühr
- Australien: 20,50 € und 29,90 im Tagegeld/ 22,90€ und 25,30 € in der Nächtigungsgebühr
Diese Beträge beziehen sich auf die geringsten Gehaltsstufen. In höheren Gehaltsstufen steigen auch diese steuerfreien Beträge.
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